SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

 Siklus pengeluaran yaitu serangkaian aktvitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan pemasoknya (vendor). Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen.

        Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut :

  -  Berapa tingkat optional persediaan san perlengkapan yang harus dimiliki ?

  - Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

  - Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian atarunit untuk mendapatkan harga optimal ?

  - Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound ?  

 - Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok ?  

  - Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yaitu :

      1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa

      2. Menerima bahan baku, perlengkapan dan jasa

      3. Menyetujui faktur pemasok

      4. Pengeluaran kas

SIKLUS INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Berikut ini perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran

AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATAN	AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN
Entri pesanan penjualan – memproses pesanan dari pelanggan.	Pemesanan bahan baku, perlengkapan dan jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok.
Pengiriman – mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan.	Penerimaan – menerima barang atau jasa dari pemasok.
Penagihan – mengirimkan faktur ke pelanggan.	Memroses faktur – meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok
Penerimaan kas – memproses pembayaran dari pelanggan.	Pengeluaran kas – memproses pembayaran ke pemasok.

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPN DAN JASA

            Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis – EQQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optional untuk meminimalkan jumlah biaya pesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

            Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EQQ berbeda-beda berdasarkan jenis barang. Untuk biasanya barang berbiaya tinggi atau penggunaan tinggi, seperti chips dan layar komputer yang digunakan AOE, semua tiga jenis biaya disertakan dalam formula. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukkan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.

            Perencanaan kebutuhan material (materials requirements palnning-MRP) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan) teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian denga lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.  

            Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan.

            Permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian); menentukkan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidektifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga setiap barang yang diminta; dan mungkin menyarankan seorang pemasok.

MEMILIH PEMASOK

            Setelah kebutuhan untuk membeli telah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Para agen pembelian (terkadang disebut sebagai pembeli) biasanya menjalankan tugas ini. Dalam perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian berkaitan erat dengan siklus produksi.

Beberapa faktor yang harus di pertimbangkan ketika memilih pemasok :

      -  Harga

      -  Kualitas bahan baku

      - Keandalan dalam pengiriman

Pemesanan pembelian (purcase order) adalah dokumen atau formulir elektronil yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan pembelian mencangkup nama pemasok dan agen pembelian, tanggal pemesanan dan pengiriman yang diminta, lokasi pengiriman dan metode pengiriman, serta informasi mengenai barang yang dipesan.

Banyak perusahaan memelihara persetujuan pembelian khusus dengan pemasok penting. Sebuah pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan.

PEMASOK

Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor oesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan pembelan terbuka untuk memverifikasi bahwa             barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimklan. Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik., petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.

Laporan penerimaan mendokumentasikan detai-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas (jumlah). Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang meneriman menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barng yang diterima.

Memo debit mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pangkuan. Departemen utang diberitahu dan menyeseuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut.

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul saat barang diterima. Untuk alasan praktis, meski demikian sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktur pemasok.

Kombinasi faktur oemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher. Setelah pemberi persetujuan memverifikasi bahwa perusahaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.

PENGELUARAN KAS

Kasir atau orang ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunan EFT dan FEDI semakin meningkat.

Sumber : Marshall B.Romney and Paul John Steinbart diterbitkan oleh PEARSON, edisi bahasa Indonesia diterbitkan oleh Salemba Empat (imprint Penerbit Salemba).